人事担当者として1000人以上の介護・福祉職の方々とお話してきました。（プロフィールはこちら>>）
「介護職は忙しすぎる」
「残業が多い」
介護や福祉の仕事は、多忙である事業所は非常に多いです。
その原因のひとつに、時間をうまくコントロールしにくいことがあります。
例えば、入所施設であれば、ルーティンワークがしやすい部分があり、比較的スケジュールの管理は容易だと考えられます。
しかし、ルーティンワークしにくい仕事（記録や会議など）については、直接的な介護や支援を行っていない時に実施されることが多いため、時間が制約されやすい状況となります。
落ち着いて仕事が出来るには、工夫が必要になってきます。
ただし、この業界は変化が苦手な部分があります。
今回はスケジュール管理をメインに、仕事が楽しくなる方法をお伝えしようと思います。
・スケジュール管理が苦手な方へ
・介護職・福祉職を「余裕」を持って楽しみたい方へ
・リスト化して無駄な時間を見つけよう
＼ あなたにとって理想の職場／
介護職・福祉職をスケジュール管理で楽しくする方法
勉強をする時に、机の上が散らかっていたら勉強しやすいでしょうか？
物が散乱している机で勉強するよりも、「何もない机」で勉強した方が捗るはずです。
なぜ勉強がしやすいのか？
それはスペースに余裕・余白があるからです。
精神的にも余裕があることは大事なことで、「窮屈にならない」ことがパフォーマンスを良くするための大事なポイントです。
この余裕・余白をどうやって作るかが、スケジュール管理のコツになると思います。
この空白の時間に何をするかではなく、どうやって空白の時間を作るかに集中することです。
介護職・福祉職をスケジュール管理で楽しくする方法：無駄な時間を見つけよう
「時間」も全く同じです。
時間に余裕がないと、精神的に余裕がなくパフォーマンスをうまく発揮することができません。
目的地に間に合わないからと、急いで目的地に向かってしまうと事故を起こすことと同じ理屈です。
「余裕」は安全を保つために必要なことなのです。
介護や福祉の仕事である以上、安全に利用者の方と接していくためには「余裕」が必要なのです。
ただし、多くの現場では余裕がありません。
それはなぜか？
多くは本来ならば「30分で終わる仕事」を余裕を持って60分を取ったりします。
そして、その30分で終わる仕事を60分枠を取っているので、無意識に「ゆっくり」やってしまいます。
つまり、30分で終わる仕事であれば30分で終わらせ、残りの空白の30分を休憩するなり、別の仕事に充てるなどをすればいいわけですが、だらだらとゆっくりやって60分かかって忙しいという実態はあるのではないかと思います。
実際に忙しく仕事をしている振りが上手い人は、このような手を使ったりします。
無駄な時間を見つけよう：空白の時間を好きな仕事に使おう
「忙しい」ことを介護・福祉業界は人手不足の原因にしがちです。
確かにそれはあります。
人手不足があることによって役割分担ができないということもありますし、人手不足を補うために残業することだって多くあるでしょう。
人手不足はすぐに解決する問題ではないことが多いです。
だからといって「人材が充足すれば余裕ができる」というわけでもありません。
個人がスケジュール管理のスキルを伸ばしていくことは、組織全体が余裕をつくっていくことにつながっていきます。
組織でスケジュールを把握していることが多いと思いますが、個人でも業務スケジュールを立てる習慣をつくりましょう。
そしてその「空白の時間」を好きに使うべきです。
どのように無駄な時間を見つけるか？
おすすめできる方法は3つです。
1.無駄な時間を見つけよう：時間を設定する
利用者との対応を丁寧に進めるためには、いくらでも時間が足りません。
大まかな時間を設定するのではなく、時間設定を「明確」にすることが良いでしょう。
例えば、ケアマネージャーやサービス管理責任者が行う利用者関係の面談の時間も、「ざっくりと1時間取る」のではなく、「45分間で終わる」と決めることが効果的です。
ざっくりと1時間と決めてしまうと、40分で終わった場合でも「残りの時間をダラダラと話してしまう」可能性があります。
「時間を決めて、設定時間内に終わらせる」ことは重要なスキルです。時間をかければ丁寧な支援ができるというわけではありません。
そのためには、先ほどの面談の例であれば、「面談で聴く項目」を明確にしておくなど、準備が必要です。
この時間を設定することは非常に有効です。
例えば、これまで1時間もかかっていた面談が時間の意識を持つことにより、何をポイントにすれば良いのかを事前に考えながら組み立てていくことが期待でき、自分のスキルアップにも繋がります。
2.無駄な時間を見つけよう：後回しにしない
「仕事を後回しにしない」
このことは優先順位で仕事を進めることと矛盾しているかもしれませんが、私はこれが大切だと考えています。
仕事を後回しにすることで無駄な時間が生まれます。
例えば、上司からの依頼を後回しにすると、それを失念する可能性があったり、「いつ手が空くの？」という問題が生じることがあります。
できる限り早めに取り掛かり、優先する業務があっても。その隙間に対処したりします。
空白の時間ができたとしても、その時間に再び仕事が入ってくるならば何の意味もありません。
ですので、余裕を作るためにも仕事を後回しにしないことが重要です。
仕事を後回しにする習慣がある方は、「すぐ処理する」ことを心がけましょう。
「後でやろう！」と思っても、その時に何かしら利用者との時間をとらなければいけないことが「緊急に発生した」場合、その時間が取れなくなってしまいます。
つまり、「後回しにせず、集中して仕事ができる時に処理する」習慣が必要です。
スケジュール管理が苦手な方は、処理できるときに気を抜くことがあります。
気を抜くときは、「とりあえずはするべきことはない」状況のときにしましょう。
仕事が生まれた時に「すぐに処理できる」ようにしていくと、時間の使い方も上手になってくるはずです。
3.無駄な時間を見つけよう：完璧を目指さない
仕事に完璧を求めると終わりがありません。
無理に「雑で良い」というわけではありませんが、ある程度のところで区切りをつけることが重要です。
「ミスが嫌だ！」として完璧を目指すと、どれだけ時間を費やしても終わりが見えません。
大切なのは、丁寧に仕事を進め、それ以外の部分は後で修正できるようにしておくことです。
介護や福祉の生産性は「時間」ですので、時間を上手に管理していくことが仕事を楽しくする一因となります。
「余裕ができる」ということは、その分自分の好きなことに時間を充てることができると言えるでしょう。
介護・福祉職をスケジュール管理で楽しくする：空白の時間の活用
無駄な時間ができたら、次にその空白ができた時間に何をするかをスケジューリングしていくと良いです。
これは紛れもなく、自分自身が生み出した時間ですので、どのように使うかは自由です。
自分の仕事に当てることもできれば、同僚とのコミュニケーションの時間に充てることもできます。
何をするかは自分次第なので、自分のためになるような活動を見つけてみましょう。
その空白の時間を管理するためのおすすめの方法は2つあります。
1.空白の時間の活用：自分の業務スケジュールをつくろう
忙しいと感じている人は、職場のスケジュールで「自分のスケージュールをざっくりと管理」していることが多く、自分自身のスケジュールはあまり管理されていないことが少なくありません。
ですので、空白の時間が生まれたら、その時間に自分のスケジュールを管理するようにすると、忙しさにさらに余裕が生まれる可能性があります。
さらに余裕ができると、仕事が進みやすくなり、自分の仕事が見えやすくなるため、計画も立てやすくなるでしょう。
分刻みで仕事をしている人ほど、スケジュール管理を上手にしています。
スケジュールが管理できていれば、分刻みでの仕事でも空白の時間は作ることができます。
全体でスケジュールを把握している事業所が多いと思いますが、個人のスケジュールもできるだけ考慮して作ると良いです。
個人の仕事で余裕のある時間をつくるのであれば、個人のスケジュール管理は必須です。
2.介護・福祉職をスケジュール管理で楽しくする：リスト化する
スケジュール管理が苦手な方は、基本的に優先順位のつけ方も苦手であることが多いです。
ですので、「スケジュール管理しよう！」とせずに、まずは「TO DOリストやリマインダー機能」を活用しながら仕事に取り組むことが有効だと思います。
スマートフォンのアプリで、スケジュール管理・TO DOリスト・リマインダー機能のアプリはたくさんありますので、好きなものを選べばよろしいかと思います。
予定表やカレンダーでスケジュール管理が得意な方は、優先順位などの基礎的なものがすでにできているから計画が立てやすいのです。
いきなり予定表などを作ろうとせず、まずは優先順位を作ることを覚えるべきだと思います。
さらに、その仕事の項目に目標時間を書き記しておけばなお良いと思います。
まとめ：介護職・福祉職は忙しすぎる：スケジュール管理で楽しくする3＋2の方法
スケジュール管理が上手くできるようになると、「自分に余裕」ができます。
「自分に余裕ができる」と、今までつらかった仕事が急に楽しくなってくることもあります。
無駄に行っていたことも、全体を俯瞰すれば見えるようになってきます。
スケジュール管理は「ただ単に時間を管理する」ではなく「時間を見えるよう」にすることです。
見える化することで介護・福祉の仕事が楽しいと思えるはずです。
ただし、その余裕が空いた時間を決して評価してくれる職場ばかりではありません。
余裕を持って仕事していることを、「仕事していないと評価する職場」があることも事実です。
ですので「仕事力を評価してくれる職場」に勤めるべきです。
＼最後まで読んでくれてありがとう♪／
仕事を楽しくするために、参考になれば幸いです。
