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福祉の仕事は楽しくてやりがいがあるものです!

介護・福祉職をスケジュール管理で楽しくする4+3の方法

時間管理を上手くすると、仕事はゲームになりますよ!

介護や福祉の仕事は、多忙である事業所は非常に多いです。

 

落ち着いて仕事が出来るには、工夫が必要になってきます。

 

今回はスケジュール管理をメインに、仕事が楽しくなる方法をお伝えしようと思います。

 

 

スケジュール管理で仕事が楽しくなる

結論
  • 自分の業務予定を立てよう
  • 無駄な時間を見つけよう
  • 無駄な時間を好きな仕事に使おう
  • スケジュールを常に見直そう!

 

自分の業務予定をたてよう

勉強をする時に机の上が散らかっていたら勉強しやすいですか?

 

物が散乱している机で勉強するよりも、「何もない机」で勉強した方が捗るはずです。

 

なぜ勉強がしやすいのか?

 

それは余裕があるからです。

精神的にも余裕があることは大事なことで、「窮屈にならない」ことがパフォーマンスを良くするための大事なポイントです。

 

「時間」も全く同じです。

 

時間に余裕がないと、精神的に余裕がなくパフォーマンスをうまく発揮することができません。

 

目的地に間に合わないからと、急いで目的地に向かってしまうと事故起こすことと同じ理屈です。

 

「余裕」は安全を保つために必要なことなのです。

 

介護や福祉の仕事である以上、安全に利用者の方と接していくためには「余裕」が必要なのです。

 

ただし、多くの現場では余裕がありません。

なぜか?

「人手不足」が要因としてあります。

人手不足はすぐに解決する問題ではないことが多いです。

 

だからといって「人材が充足すれば余裕ができる」というわけでもありません。

 

個人が時間管理のスキルを伸ばしていくことは、組織全体が余裕をつくっていくことにつながっていきます。

 

組織でスケジュールを把握していることが多いと思いますが、個人でも業務スケジュールを立てる習慣をつくりましょう。

 

どのように空白の時間をつくっていくか?

おすすめできる方法は3つです。

 

1.その仕事にかける時間を設定する

利用者との対応を丁寧に接していこうとするのであれば、いくらでも時間が足りません。

大体の時間を決めるのではなく、「明確」に時間設定をされるといいと思います。

 

例えば、ケアマネやサービス管理責任者が行う利用関係の面談の時間も、「ざっくりと1時間取る」のではなく、「45分間で終える」と決めてしまうことです。

 

ざっくりと1時間と決めてしまうと、たとえ40分間で終わったとしても、「残りの時間をダラダラと話してしまう」ことになりかねません。

 

「時間を決めて、設定時間内に終わらせる」ことも大事な技術なのです。

時間をかければ丁寧な支援が出来るというわけではありません。そのためには、先程の面談の例であれば、「面談で聴く項目」を明確にしておく等、準備をしておくことは必要です。

 

2.仕事を後回しにしない

仕事を後回しにする習慣がある方は、なるべく「すぐ処理する」ことを心がけましょう。

「後でやろう!」としても、その時に何かしら利用者との時間をとらなければいけないことが「緊急に発生した」場合、その時間が取れなくなってしまいます。

 

つまり、「後回しせず、集中して仕事が出来る時に処理する」習慣が必要なのです。

スケジュール管理が苦手な方は、処理できるときに気を抜く方がおられます。気を抜くときは、「とりあえずはするべきことはない」状況のときにしましょう。

 

仕事が生まれた時に「すぐに処理できる」ようにしていくと、時間の使い方も上手になってくるはずです。

 

3.完璧を目指さない

仕事に完璧を求めると終わりがありません。

 

「雑で良い」ということではありませんが、ある程度のところで区切りをつけることは重要です。

「ミスが嫌だ!」だからといって、完璧を目指そうとするといくらあっても時間が足りません。

大事なポイントは丁寧にして、それ以外は後で修正できるようにしておくとよろしいかと思います。

 

介護や福祉の生産性とは「時間」である

時間をとにかく管理していくように心がけると、仕事が楽しくなってくると思います。

「余裕ができる」ことは、それだけ自分の好きなことに時間をかけることができると言ってもいいと思います。

 

分刻みで仕事をしている人ほど、スケジュール管理を上手にしています。

 

スケジュールが管理できていれば、分刻みでの仕事でも自分にかける時間はできるものです。

 

全体でスケジュールを把握している事業所が多いと思いますが、それに合わせてなるべく個人のスケジュールを作ると良いです。

 

全体のスケジュール管理は、組織のスケジュール管理で個人のスケジュール管理ではありません。

個人の仕事で余裕をある時間をつくるのであれば、個人のスケジュール管理は必須です。

 

スケジュール管理が苦手ならどうするの?

スケジュール管理が苦手な方は、基本的に優先順位のつけ方も苦手であることが多いです。

ですので、「時間管理しよう!」とせずに、まずは「TO DOリストやリマインダー機能」を活用しながら仕事に取り組むことが有効だと思います。

 

スマートフォンのアプリで、スケジュール管理・TO DOリスト・リマインダー機能のアプリはたくさんありますので、好きなものを選べばよろしいかと思います。

 

予定表やカレンダーでスケジュール管理が得意な方は、優先順位などの基礎的なものがすでにできているから計画が立てやすいのです。

いきなり予定表などを作ろうとせず、まずは優先順位を作ることを覚えるべきだと思います。

 

さらに、その仕事の項目に目標時間を書き記しておけばなお良いと思います。

 

まとめ

スケジュール管理が上手くできるようになると、「自分に余裕」ができます。

「自分に余裕ができる」と、今までつらかった仕事が急に楽しくなってくることもあります。

無駄に行っていたことも、全体を俯瞰すれば見えるようになってきます。

 

スケジュール管理は「ただ単に時間を管理する」ではなく「時間を見えるよう」にすることです。

見える化することで介護・福祉の仕事が楽しいと思えるはずです。

 

仕事を楽しくするために、参考になれば幸いです。

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